Materiales oficina, ¿un coste o un gasto?

En todas las empresas se necesitan materiales oficina para poder ejercer las actividades operacionales, sobre todo aquellas tareas propias del área administrativa, pero, contablemente cómo lo registramos, ¿lo llevamos al estado de resultados cargándolo a los gastos operacionales o lo incluimos dentro del coste de la producción?

Para tener clara la diferencia de ambos registros, debemos definir en primer lugar ¿qué es un coste?, se refiere a todo desembolso de dinero que se carga a la producción de un bien o un servicio para calcular el precio de venta total. Por su parte, el gasto es una erogación financiera, la cual se suma en el estado de pérdidas y ganancias o actualmente conocido como estado de resultado, formando parte del gasto general.

Teniendo clara la diferencia entre ambos registros, queda claro que el material de papelería es un desembolso que debe asumir la empresa para poner en marcha operaciones de oficina, por tanto, se registra en los gastos. ¿Por qué no forma parte del coste?, muy simple no pertenece a ninguno de los elementos que lo componen, ni la mano de obra o nómina laboral, ni a materiales directos de fabricación ni a los costes indirectos de fabricación o servicios generales.

Proceso de compra y registro

1.- El primer paso administrativo es controlar el presupuesto para la compra de materiales de oficina, lápices, papelería, archivos, carpetas e instrumentos de escritorio, lo ideal es mantener un estimado de lo que se puede comprar mensualmente.

2.- La compra puede ser en establecimientos físicos u online, se recomienda hacer uso de nuevas tecnologías para reducir los gastos.

3.- La factura debe ser cargada en el libro mayor en la cuenta específica de materiales de oficina o gastos administrativos, y por supuesto, dejar constancia en el libro diario cargando a la partida de gastos operacionales contra Banco o Caja.