Como realizar la destrucción de documentos de manera adecuada

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La Ley Orgánica de Protección de Datos o LOPD exige la destrucción de documentos que contengan filiaciones personales. La privacidad de esta información implica que no ejecutar la acción de modo correcto resulta especialmente peligroso y es posible recibir una sanción de hasta 600.000 euros, si se es denunciado por no cumplir con la normativa.

Ahora, simplemente desechar las hojas intactas en la basura o ulterior a un rasgado, no es suficiente, debido a que la eliminación debe ser definitiva. Los tres métodos más utilizados son:

  • Subcontratar a una empresa especializada.
  • Usar una trituradora.
  • Quemar el papel.

Las trituradoras tienen distintas especificaciones técnicas que variarán según la clase de información que usted maneje y el nivel de seguridad. Si este es bajo, las tiras serán adecuadas. Sin embargo, si es alto, deberá cortarse a un tamaño que haga imposible la reconstrucción y lectura.

Esto es laborioso, pues se deben hacer múltiples cargas para su destrucción y posterior desecho, teniendo en cuenta que los períodos de recalentado de la máquina extienden el proceso. Posee la ventaja, no obstante, de que es ejecutado en la misma oficina.

La quema, por otra parte, no es viable a menos que se disponga de hornos o calderas, lleva mucho tiempo, conlleva los riesgos derivados a las quemas descontroladas y puede resultar ineficiente si no todo el papel es eliminado.

Así, la mejor opción es buscar a una compañía legitimada en la norma UNE-EN 15713:2010, lo que significa que cuenta con instalaciones apropiadas y personal calificado para ello y podrá proveerle del certificado probatorio una vez terminada la labor.

Puesto que ellos realizan la recogida y transporte del material, solamente se necesita reunirlo y entregarlo en el momento acordado. Y si se siente preocupado por la seguridad, un contrato de servicio de confidencialidad bastará para suprimir dichas aprehensiones.

Algunas empresas, inclusive, destruyen los datos informáticos contenidos en un DVD, CD, hard drive u otro dispositivo. Si bien es usual pensar que borrar los archivos o formatear el disco es bastante, una persona experimentada podría recuperarlos, por lo cual, es ideal contar con el apoyo de profesionales que se aseguren de descartar para siempre todo aquello, físico o no, que ya no es requerido.

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